Wat doet een Secretaresse?

Als secretaresse wordt er van je verwacht dat je goed zelfstandig kan werken en dat je met verantwoordelijkheden om kan gaan. In de praktijk ben je bijvoorbeeld verantwoordelijk voor het inplannen van de agenda van de directeur waar je voor werkt. Het is begrijpelijk dat dit juist en correct moet gebeuren. Verder is het ook erg belangrijk dat je jezelf vooral dienstbaar opstelt.


Een secretaresse houdt zich vooral bezig met ondersteunende werkzaamheden. Vaak zal je binnen een organisatie een manager, directeur of in sommige gevallen een hele afdeling ondersteunen. Het werk wat je dan voornamelijk uitvoert heet secretariaatswerk.  Hier is ook de naam van de functie secretaresse van afgeleid.

Wat houdt het werk van een secretaresse precies in?

Over het algemeen zijn dit zeer uiteenlopende administratieve werkzaamheden. In het lijstje hieronder zijn de meest voorkomende werkzaamheden genoemd welke je als secretaresse zal uit gaan voeren:

  • ondersteunen, voorbereiden en organiseren werk van de “baas”;
  • beantwoorden van vragen van de “baas” over organisatorische punten;
  • bijhouden van de afspraken agenda;
  • bijhouden van correspondentie, ook van in- en uitgaande postmappen;
  • uittypen van brieven, verslagen, offertes;
  • beantwoorden van telefoon, e-mail en fax;
  • archiveren van stukken;
  • contact opnemen met klanten of patiënten;
  • notuleren bij gesprekken of vergaderingen;
  • organiseren van zakenreizen, bijeenkomsten, congressen e.d.

Zoals al opvalt heeft een secretaresse een hoop uiteenlopende taken. In de eerste twee taken komt het woord “baas” voor. Hiermee kan natuurlijk ook een manager of directeur bedoelt worden. Dit hangt er helemaal vanaf in welk bedrijf je komt te werken. Het kan ook goed zijn dat je als secretaresse dergelijke werkzaamheden uitvoert voor een afdeling. In dat geval ben je een afdelingssecretaresse. Al deze werkzaamheden hoef je vaak niet alleen uit te voeren. In de praktijk kan je altijd de hulp verwachten van collega’s zoals  administratieve medewerkers.

Soorten secretaresse niveau’s

Als secretaresse kan je binnen verschillende soorten bedrijven en organisaties werkzaam zijn. Het mag duidelijk zijn dat er ook verschillende niveau’s te onderscheiden zijn in het beroep secretaresse. Dit hangt ook af van het niveau secretaresse opleiding wat je hebt gevolgd. Welke niveau’s er precies zijn kan je hieronder zien:

  • Junior secretaresse;
  • Secretaresse;
  • Afdelingssecretaresse;
  • Managementassistent
  • Directie secretaresse;
  • Officemanager;
  • Secretaresse lid Raad van Bestuur;
  • Secretaresse voorzitter Raad van Bestuur.

Je kunt als secretaresse op verschillende niveau’s werkzaam zijn. Echter is het wel zo dat het van je opleiding en ervaring afhangt waar op welk niveau je precies werkzaam zou kunnen zijn.

Op dit artikel kan niet (meer) gereageerd worden.